Pentru un comunicator, organizarea unui eveniment este sau ar trebui sa fie unul din domeniile in care sa-si doreasca sa exceleze. Echipa noastra are o istorie de aproape 8 ani de organizare si comunicare a unor evenimente de amploare. De aceea am mai scris in trecut un articol in care am impartasit cateva din lectiile pe care le-am invatat: “Din transeele comunicarii online ale unui eveniment” (partea I si partea II)

De data aceasta as vrea sa ma concentrez pe o dimensiune a comunicarii unui eveniment care devine din ce in ce mai importanta: implicarea “blogosferei” (comunitatea bloggerilor).

De-a lungul ultimilor trei ani, am avut cateva initiative de comunicare in care am incercat sa-i implicam pe bloggeri. Nu au fost in slujba unui client anume, ci mai degraba in sprijinul unor cauze sociale. In plus, au fost initiative in care am incercat sa pastram profilul nostru, ca organizatori, cat mai putin strident posibil. De fiecare data cand am reusit sa obtinem sprijinul comunitatii de bloggeri, evenimentul sau cauza sociala despre care comunicam au avut enorm de castigat.

De aceea, pe baza experientelor de la Olimpiadele Comunicarii, dar si a experientelor unor organizatori excelenti de evenimente, pe care i-am vazut in actiune anul trecut, am crezut ca e oportun sa scriu cateva idei despre cum poate beneficia un eveniment de pe urma relatiei cu blogosfera.

De ce sunt importanti bloggerii pentru succesul unui eveniment?

Sunt multe argumente care, din perspectiva unui om de PR, ar trebui sa pledeze pentru o relatie buna si o implicare a blogosferei in comunicarea unui eveniment. Am selectat trei dintre ele, care vorbesc despre diferenta fata de alte canale si in primul rand fata de comunicarea cu mass-media traditionale.

Bloggerii te pot ajuta sa cresti autoritatea evenimentului tau in industria pentru care e gandit.

De unde vine autoritatea unui eveniment? In primul rand de la liderii de opinie din piata careia i  te adresezi (ex. marketing, IT, bancar, imobiliare, cultura, politica etc.). Daca liderii de opinie vorbesc despre un eveniment, daca se raporteaza la el ca la un moment special din viata industriei, daca il trateaza cu respect, atunci acel eveniment are autoritate. Te poti gandi la Cannes Lions, la Oscaruri sau la CES (ca sa dau unele dintre cele mai autoritare exemple).

Ori blogosfera ii aduce in prim plan pe liderii de opinie din domeniul tau. Fara constrangeri editoriale (daca sunt jurnalisti). Doar cu opinii si cu sute sau mii de cititori care ii apreciaza. La ora actuala, pe acesti lideri de opinie ii vezi exprimandu-se din ce in ce mai putin in mass-media traditionale si din ce in ce mai mult pe internet, pe blogurile personale.

Convinge-i sa vorbeasca despre evenimentul tau. Abia atunci acesta va avea autoritatea necesara pentru a fi considerat un “eveniment” in adevaratul sens al cuvantului.

Bloggerii te pot ajuta sa ai un eveniment memorabil

Memorabilitatea evenimentelor pe care le-ai organizat in trecut e cel mai important atuu cand organizezi o noua editie. Respectiv atunci cand ai nevoie de parteneriate media, de sponsori, sau de cei mai buni vorbitori de pe piata.

Chiar daca ai avut teme si prezentari fantastice, chiar daca ai avut o sala plina, acestea nu vor insemna nimic pentru cei care nu au fost prezenti, daca lipsesc dezbaterile post-eveniment. Iar din pacate, “legea nescrisa” a parteneriatelor pentru un eveniment spune ca majoritatea celor de care ai nevoie la editia de fata nu au fost prezenti la editia anterioara.

Si atunci, ca organizator de evenimente, e normal sa te intrebi – “cum fac sa incurajez dezbaterile post-eveniment“? In trecut aveam la dispozitie doar mass-media traditionale, unde speram sa obtinem o cronica a evenimentului. Din pacate, batalia pentru spatiul editorial al publicatiilor de specialitate este din ce in ce mai dificila. Iar dificultatea creste daca evenimentul tau este unul “de nisa”.   

Mai recent, site-ul evenimentului a devenit o solutie pentru a ne asigura memorabilitatea. Site-ul ne permite sa prezentam cat dorim din continutul de la eveniment. Totusi, si aici sunt limite cand vrem sa atingem o parte cat mai mare a publicului din industria pentru care a fost organizat evenimentul. Una dintre limite este dificultatea de a mai atrage atentia, dupa eveniment, asupra unor prezentari power-point sau chiar asupra inregistrarilor audio/video. Alta dificultate vine din aceea ca orice am scrie noi ca organizatori despre ce a fost la eveniment, ne lipseste credibilitatea.

De aceea, cea mai buna doza de memorabilitate o obtinem daca stim sa combinam site-ul evenimentului cu efortul de a genera o dezbatere vie si obiectiva in randurile bloggerilor care scriu despre industria noastra. Blogosfera este de fapt o retea de interese puternic interconectate. Asta ne da siguranta ca daca vom reusi sa stimulam o dezbatere, la ea vor asista toti stakeholder-ii evenimentului nostru.

Reactia bloggerilor este cel mai bun feed-back despre ce a fost interesant la evenimentul tau

Prin interpretarile si comentariile pe care le fac, bloggerii te ajuta sa afli care parte a continutului de la evenimentul tau a fost cu adevarat interesanta. Tu, ca organizator, nu ai avea cum sa judeci obiectiv calitatea continutului sau impactul in randurile audientei.

In plus, bloggerii iti pot oferi un ajutor insemnat si in privinta imaginii evenimentului.  Fotografiile si inregistrarile audio-video pe care le faci tu sufera de aceeasi problema a lipsei de obiectivitate. In schimb daca bloggerii pe care ii implici vor face ei fotografii sau inregistrari, poti fi sigur ca vor surprinde cele mai vii si interesante momente din eveniment. Asta le va crea un sentiment de apartenenta si de “proprietate” asupra evenimentului. Asa ca vei obtine niste sustinatori pasionati pentru editiile urmatoare.

Sigur, in toate situatiile despre care e vorba mai sus, lucrurile pot sa nu mearga chiar cum te-ai fi asteptat. Probabil te vei intalni cu situatii in care o greseala de organizare te va face sa regreti ca te-ai gandit sa implici vreun blogger in evenimentul tau. Insa daca ai incredere in calitatea organizarii, daca te simti confortabil cu o transparenta totala si, nu in ultimul rand, daca ai simtul umorului, vei reusi sa obtii tot ce-si doreste un organizator: autoritate si notorietate pentru eveniment, public in sala, memorabilitate si, la final, o imagine mai vie si mai credibila decat cea pe care ai fi reusit tu sa o “fabrici”.

live_blogging
“Live blogging” la Conferintele Olimpiadelor Comunicarii 2007

Recomandari pentru o buna relatie cu blogosfera

Comunica doar cu bloggeri cu care tu sau alt membru al echipei aveti deja o relatie. Nu toti cei care avem bloguri ne asemanam cu niste jurnalisti care au o “norma” de articole. Multi scriem din pasiune, unii destul de rar si pe teme de “nisa”. Incercam sa le oferim cititorilor informatie de calitate, insa de multe ori simtim ca nu avem suficient timp pentru asta. De aceea, multi suntem reticienti cand un om de PR ne solicita sa scriem pe un anumit subiect. Ceea ce ne poate insa convinge sa acordam atentie subiectului si eventual sa-i dam un “unghi” potrivit este relatia pe care o avem cu persoana respectiva. Personal, voi fi mai motivat sa-mi rup din timp si sa scriu pe blog daca stiu ca celalalt m-a ajutat sau m-a sustinut la randul lui in trecut.

Blogosfera este in primul rand o retea de interese interconectate. Daca esti un om de PR care nu are relatii cu bloggerii pe care vrea sa-i abordeze, cel mai bine ar fi sa nu o faci momentan. In schimb iti recomand sa construiesti din timp aceste relatii. Sa-ti faci la randul tau un blog. Sa comentezi pe blogurile celor care te intereseaza si sa scrii articole in care sa le promovezi initiativele.

Solicita din timp permisiunea bloggerilor de a le trimite informatii despre eveniment. In felul acesta le arati celor pe care ii abordezi ca ii respecti si ca nu urmaresti o relatie din care sa castigi doar tu. De asemenea, o idee buna este sa ceri un feed-back despre evenimentul tau, pentru a te asigura ca informatiile pe care le vei oferi  sunt valoroase pentru celalalt.

Construieste-ti o baza de date cu bloggerii care te intereseaza. La ora actuala, oportunitatile de PR pe care le ai, cel putin pe internet, sunt foarte numeroase. Principala dificultate consta in realizarea unui sistem de organizare care sa-ti permita: 1) sa fii cat mai relevant cand comunici si 2) sa monitorizezi cu precizie zecile si chiar sutele de oportunitati. Iti recomand sa te obisnuiesti cu un program de design si management al bazelor de date intuitiv, cum este Microsoft Acces.

Introdu cat mai multe date despre specificul bloggerilor pe care vrei sa-i abordezi. Asta iti va permite sa faci selectii cat mai rafinate si sa fii relevant in comunicare. Spre exemplu inregistreaza informatia despre cine are o relatie personala cu un anumit blogger si in ce consta acea relatie.

Tot cu ajutorul unei baze de date Acces vei putea realiza formulare de monitorizare a unui anumit val de comunicare. Daca vei face asta, iti recomand sa nu monitorizezi “output”-urile, ci “outcome”-urile din campanie (ex. nu urmari “email de solicitare a permisiunii trimis”, ci “raspuns la email-ul de solicitare a permisiunii primit”).

Construieste un sistem de parteneriat cu bloggerii. Gandeste un pachet de parteneriate media pentru bloggeri. Promoveaza-i pe cei care te sustin intr-o sectiune speciala de pe site. Totusi, nu exagera cu obligatiile pe care le impui intr-un astfel de parteneriat. Lasa-le libertatea de a scrie daca si cand li se pare ca e ceva interesant la evenimentul tau.

Faciliteaza implicarea bloggerilor in eveniment. Asigura-te ca biroul de presa le ofera bloggerilor toata atentia si sustinerea de care au nevoie. Tine cont de nevoile lor specifice: imagini digitale, materiale multimedia etc. Daca e un eveniment contra-cost, asigura-te ca bloggerii beneficiaza de reduceri sau de acreditari gratuite, la fel ca jurnalistii.

Promoveaza-i prin toate mijloacele proprii pe bloggerii care au scris despre eveniment. Un blogger care scrie despre tine iti face o favoare. De aceea, asigura-te ca-i intorci favoarea, si, daca se poate – ceva in plus.

La editia 2007 a Olimpiadelor Comunicarii echipa noastra a introdus pe site-ul evenimentului (probabil pentru prima oara in Romania) o sectiune de “Mentionari pe bloguri” ale evenimentului. A fost nu doar un mod de a le multumi celor care ne-au promovat, dar si o metoda prin care le-am intors o parte din traficul pe care ni-l oferisera.

In plus am avut grija sa le multumim de cate ori am avut ocazia, punand link-uri inspre ei de pe cele mai citite bloguri de atunci ale membrilor echipei noastre: Dragos Dehelean, Marius Balaci si Dragos Tuta.

mentionari_bloguri
Sectiune de “Mentionari pe bloguri” pe site-ul Olimpiadelor Comunicarii

La final, pentru ca este un articol despre bloggeri, in cazul in care esti unul dintre ei, ti-as fi recunoscator daca ne-ai oferi un feed-back si daca am continua dezbatarea despre acest subiect. Pentru ca da, prin intermediul blogurilor putem obtine multe lucruri extraordinare. Si in primul rand mai multa cunoastere decat am fi reusit sa acumulam individual fiecare dintre noi…

Autor: Dragos Dehelean, Director General Selenis CSR & Online Communication